¿Necesita mi empresa un sistema de gestión de información?

Informes, artículos, tweets, resúmenes, noticias, presupuestos, emails, guías, facturas, briefings, presentaciones… En la mayoría de las empresas se crean, consumen y almacenan ingentes cantidades de contenidos valiosos. ¿Están estos recursos a disposición de todos los profesionales que los pueden aprovechar? ¿Se encuentran fácil y rápidamente? ¿Se promocionan entre los posibles interesados? ¿Se comparten para evitar las duplicaciones innecesarias de esfuerzos? Contestar a estas cuestiones es la vía para encontrar la respuesta al título de este artículo.

En un momento en el que el volumen y la variedad de información a nuestro alcance crece exponencialmente, la gestión del conocimiento se ha erigido como uno de los grandes desafíos a afrontar. Toda organización debe estimar el valor, real y potencial, de sus contenidos y ponderar las posibles ventajas de aprovechar ese valor y los eventuales riesgos de no hacerlo.

Un avanzado sistema de gestión de información, adaptado a las necesidades y objetivos de una empresa, aporta enormes ventajas competitivas.

Reducir el tiempo de búsqueda

Más de un 8% del tiempo de un trabajador en la era del conocimiento se destina a buscar información. En los puestos más especializados el porcentaje asciende al 30%. No se puede entender, por lo tanto, una buena gestión de contenidos sin un buscador que consiga reducir esa inversión de tiempo y sus costes asociados.

Los motores inteligentes , capaces de realizar búsqueda semántica y aplicar segmentación de usuarios, son la herramienta clave para una administración más eficaz y eficiente del conocimiento.

Eliminar los silos de información

Es habitual que en una misma organización convivan diferentes aplicaciones de gestión, repositorios de contenidos aislados, datos no estructurados, contenidos almacenados de forma heterogénea… Estos silos de información lastran dramáticamente la productividad, generando duplicidades en las tareas y obstaculizando el acceso a información clave.

Las soluciones de integración y clasificación de información son la vía para poner los contenidos a disposición de todos los actores capaces de crear valor con ellos. Por un lado, la reutilización de recursos redunda en la reducción de tiempo y costes. Por otro, el descubrimiento de información que se mantenía oculta mejora la calidad y la rapidez de los procesos de toma de decisiones.

Promover el intercambio del conocimiento

El conocimiento es uno de los activos más valiosos de cualquier organización. Un sistema avanzado de gestión de información permite convertir el capital intelectual, tradicionalmente considerado intangible, en un valor material que se puede compartir.

En esta concepción se incluye, además de los saberes técnicos o especializados, cualquier tipo de conocimiento valioso para la empresa: el aprendizaje extraído de un proyecto, la solución encontrada a un problema, una práctica que se demostró exitosa, una experiencia aleccionadora, una nueva idea que puede resultar disruptiva… A través de este intercambio de conocimiento se ahorran tiempo y recursos, se generan sinergias productivas, se promueven buenas prácticas y se reducen riesgos potenciales.

Poner en valor los recursos existentes

El desperdicio de los recursos se debe, en muchas ocasiones, a un mero desconocimiento. Un gestor avanzado de información tiene, por lo tanto, que ser proactivo y promocionar los contenidos entre los usuarios potencialmente interesados.

Los sistemas de recomendaciones que incorporan soluciones de machine learning son capaces de adelantarse a las necesidades de los usuarios y mostrarles contenidos de su interés cuya existencia desconocían. Del mismo modo, la incorporación de funcionalidades sociales o la integración de sistemas de etiquetado favorecen el descubrimiento de nueva información.

La lista de beneficios generales se complementa con los beneficios particulares que cada organización, dependiendo de su idiosincrasia, puede encontrar en el aprovechamiento de su conocimiento. La inteligencia de las soluciones y su adaptación a las necesidades específicas de cada empresa resultan clave para maximizar los resultados de los sistemas profesionales de gestión de la información.