Para mantener una comunicación viva con el cliente además de la consulta web por parte del cliente, el sistema de avisos cuenta con un procesador de respuestas automatizadas. A través de modelos predefinidos de respuesta, se envían e-mails a los clientes con la información del estado de su aviso. Estos mensajes también se envían a los grupos y personal asignados a los avisos para mejorar el control de las tareas.

Al acceder al sistema, cada usuario del personal dispondrá de una vista de los avisos pendientes, su estado y de las operaciones que requiere así como alertas para su Intranet Corporativa.

La creación de avisos se puede realizar desde el propio interfaz web a través de un formulario y también vía e-mail por parte del cliente. Cuando se reporten mediante llamada telefónica u otros medios, el personal encargado de los avisos también podrá crearlos desde su acceso a la plataforma. Los clientes podrán consultar el estado de los avisos a través de la web. Se dispondrá de acceso en consulta del estado y procesos del aviso. Tendrá acceso a ficheros adjuntos relevantes y relacionados con el aviso (como documentos técnicos, manuales, o facturas para imprimir, por ejemplo) que serán incluidos en el ticket por el personal. Se podrán realizar consultas por parte de los clientes al respecto de todos sus avisos y los datos relacionados con ellos. Para mantener la confidencialidad de algunos datos y procesos internos, los avisos disponen de un apartado de notas internas, que no se mostrarán a los clientes ni podrán ser consultadas salvo por el personal con permiso para ello.